Trouwchecklist: alles wat je moet regelen, per fase

Een bruiloft plannen voelt in het begin als een groot avontuur. Na een paar weken voelt het meer als projectmanagement. Er zijn tientallen beslissingen die op het juiste moment genomen moeten worden, leveranciers die maanden van tevoren geboekt willen zijn, en details waarvan je niet wist dat ze bestonden tot je ze vergeten was.

Deze checklist helpt jullie om overzicht te houden. We hebben hem opgedeeld in zes fases, van de eerste weken na de verloving tot de dagen na de bruiloft. Niet alles is op iedereen van toepassing. Geen ceremonie in de kerk? Sla dat over. Geen vrijgezellenfeest? Prima. Gebruik dit als startpunt en pas het aan op jullie situatie.

Fase 1: De basis leggen (12+ maanden ervoor)

Dit is de fase waarin jullie de kaders bepalen. Het gaat nog niet over bloemen of tafeldecoratie. Het gaat over de vier grote vragen: wanneer, waar, met wie, en voor hoeveel geld? Neem hier rustig de tijd voor. Geen idee wat een bruiloft kost? Bekijk ons overzicht van de kosten per categorie.

Beslissingen

• Bepaal samen wat voor soort bruiloft jullie willen (intiem of groot, formeel of relaxed, binnen of buiten)
• Kies een seizoen of periode en zoek een concrete datum
• Stel een realistisch budget op (en bespreek wie wat bijdraagt)
• Maak een eerste lijst van mensen die jullie erbij willen hebben
• Beslis of jullie een weddingplanner willen inschakelen

Administratie

• Meld het voorgenomen huwelijk bij de gemeente (minimaal 2 weken voor de trouwdatum, maar doe het vroeg)
• Kies of jullie trouwen via de gemeente, kerkelijk, of een vrije ceremonie
• Vraag een uittreksel burgerlijke stand aan als de gemeente dat vereist

Eerste stappen

• Vertel het aan jullie directe familie en beste vrienden
• Begin met het verzamelen van inspiratie (maar beperk je tot een map of board, geen eindeloos scrollen)
• Vraag bezichtigingen aan bij locaties die jullie aanspreken
• Overweeg een verlovingsfeest als jullie dat leuk vinden
• Zet jullie planning digitaal op met een tool als Folio, zodat jullie samen kunnen bijhouden wat er gedaan is

De gastenlijst zal nog meerdere keren veranderen. Dat is normaal. Begin breed en verfijn later. Lees meer over het bijhouden van je gastenlijst.

Fase 2: De grote boekingen (9 tot 12 maanden ervoor)

Populaire locaties en leveranciers zijn snel volgeboekt, vooral in het voorjaar en de zomer. Dit is het moment om de belangrijkste namen vast te leggen.

Locatie en leveranciers

• Bezoek jullie favoriete locaties en maak een keuze
• Boek de ceremonie-, diner- en/of feestlocatie
• Zoek een fotograaf en vraag beschikbaarheid
• Boek de fotograaf
• Overweeg een videograaf en boek eventueel
• Informeer naar een trouwambtenaar of babs die bij jullie past

Stijl en sfeer

• Bepaal de stijl van jullie bruiloft (kleurenpalet, sfeer, thema)
• Maak een eerste selectie van trouwjurken of -pakken en plan pasafspraken
• Denk na over de bloemen: welke stijl past bij de locatie en het seizoen?
• Vraag bruidsjonkers, bruidsmeisjes of getuigen

Financieel

• Bekijk of een bruiloftverzekering zinvol is (kost weinig, dekt veel)
• Zet een overzicht op van verwachte kosten per categorie
• Begin met het bijhouden van offertes en aanbetalingen

Fase 3: Invulling geven (6 tot 9 maanden ervoor)

De grote keuzes zijn gemaakt. Nu wordt het concreet: kleding bestellen, muziek regelen, en de eerste kaarten versturen.

Kleding en uiterlijk

• Bestel de trouwjurk (houd rekening met 4 tot 6 maanden levertijd)
• Kies en bestel het trouwpak
• Zoek bruidsaccessoires (sluier, sieraden, schoenen)
• Boek een visagist en kapper/haarstylist
• Plan een proefmake-up en proefkapsel

Communicatie

• Verstuur Save the Date-kaarten (digitaal of per post)
• Ontwerp de trouwkaarten en bedenk de tekst
• Overweeg een trouwwebsite waar gasten alle praktische info vinden

Feest en muziek

• Boek een DJ, band, of ander muzikaal entertainment
• Kies en boek een patissier voor de bruidstaart (plan een proeverij)
• Zoek een trouwauto of ander vervoer als dat bij jullie plannen past

Overig

• Begin met de cadeaulijst (geldwensen, producten, of een combinatie)
• Boek de huwelijksreis als jullie die al gepland hebben
• Plan een vrijgezellenfeest (of laat dat over aan de getuigen)
• Maak verlovingsfoto's als jullie die willen
• Overweeg een ring-oriëntatie bij een juwelier
• Regel huwelijkse voorwaarden via een notaris als dat van toepassing is

Fase 4: Alles op z'n plek (3 tot 6 maanden ervoor)

De uitnodigingen gaan de deur uit, het menu wordt bepaald, en het draaiboek begint vorm te krijgen.

Uitnodigingen en RSVP

• Verstuur de trouwkaarten (6 tot 8 weken voor de bruiloft is gebruikelijk)
• Stel een RSVP-deadline in en communiceer die duidelijk
• Verzamel adressen van gasten die je nog niet hebt
• Houd de bevestigingen bij en volg non-responders op

Catering en locatie

• Doe een proefdineren bij de cateraar of locatie
• Kies het definitieve menu (inclusief vegetarische/veganistische opties)
• Regel huurmeubilair als de locatie dat niet heeft (stoelen, tafels, tent)
• Bestel de bruidstaart

Planning en details

• Maak een eerste versie van het draaiboek
• Kies en bestel de trouwringen
• Bestel bruidsboeket en overige bloemen
• Bepaal de dresscode en communiceer die naar gasten
• Bestel decoratieartikelen
• Zoek vermaak voor kinderen als er jonge gasten zijn
• Plan de openingsdans (en oefen als jullie willen)
• Leg het ceremonieprogramma vast (geloften, lezingen, muziek)

Kleding check

• Eerste pasafspraak trouwjurk
• Regel kleding voor bruidsmeisjes/bruidsjonkers
• Koop bruidsschoenen en loop ze in (serieus, doe dit)
• Koop trouwschoenen en loop ook die in

Fase 5: De afronding (laatste maand)

Het draaiboek wordt definitief, de laatste bestellingen komen binnen, en het wordt tijd om de losse eindjes aan elkaar te knopen.

Draaiboek en afstemming

• Maak het draaiboek definitief en deel het met de ceremoniemeester
• Deel een leverancierslijst met contactgegevens met de ceremoniemeester
• Bespreek het programma met het bruidspersoneel
• Bevestig alle afspraken met leveranciers (fotograaf, DJ, bloemist, cateraar, locatie)
• Geef het definitieve gastenaantal door aan locatie en cateraar

Laatste bestellingen en taken

• Bestel of maak de huwelijksbedankjes
• Maak of bestel naamkaartjes en de tafelindeling
• Stel een muzieklijst samen voor de DJ of band
• Maak een fotolijst (welke foto's willen jullie zeker hebben?)
• Haal de trouwringen op
• Tweede pasafspraak trouwjurk
• Haal het trouwpak op en controleer de pasvorm
• Regel een gastenboek

Persoonlijk

• Bereid de naamsverandering voor (als jullie dat willen)
• Verzamel documenten voor de huwelijksreis (paspoort, inentingen, reisverzekering)
• Plan een ontspanningsmoment voor jullie allebei

Fase 6: De laatste dagen en de trouwdag

Bijna zover. Het draaiboek is klaar, de bestellingen zijn binnen. Nu is het alleen nog uitvoeren en genieten.

Twee tot drie dagen ervoor

• Check de weersverwachting en activeer plan B als dat nodig is
• Breng decoratie en spullen naar de locatie
• Deel de tafelindeling met iedereen die het moet weten
• Maak een emergency kit (naaispullen, paracetamol, tissues, pleisters, deodorant, extra haarspeldjes)
• Pak de koffer voor de huwelijksreis
• Pak een tas voor de huwelijksnacht
• Leg contant geld klaar voor fooien en onvoorziene kosten

De avond ervoor

• Leg de ringen klaar (en geef ze aan iemand die ze niet kwijtraakt)
• Zet de wekker
• Probeer te slapen

De dag zelf

• Geniet. De rest staat in het draaiboek.

Na de bruiloft

Het is voorbij. Jullie zijn getrouwd. Maar er zijn nog een paar dingen om af te ronden.

• Haal spullen op bij de locatie
• Stuur bedankkaartjes naar jullie gasten
• Schrijf reviews voor de leveranciers die het goed gedaan hebben
• Regel de naamsverandering bij gemeente, bank, verzekering en werkgever
• Laat de trouwjurk reinigen en opbergen
• Laat het bruidsboeket prepareren als jullie dat willen bewaren
• Exporteer jullie planning en foto's uit Folio als backup

Dit bijhouden zonder gek te worden

Een checklist op papier werkt tot je twintigste taak. Daarna is het chaos. Met Folio houd je al deze taken bij in een digitaal overzicht, gegroepeerd per fase en categorie, samen met je partner.

Folio vult de checklist automatisch in op basis van jullie trouwdatum. Taken staan gesorteerd op wanneer ze aan de beurt zijn. Wat er deze maand moet gebeuren zie je direct, de rest staat rustig te wachten.

Liever een PDF om uit te printen? Dat kan ook: exporteer en print.

Iedere bruiloft is anders. Sla over wat niet op jullie van toepassing is, voeg toe wat jullie missen, en maak deze lijst van jullie.